業務改善がうまくいかない原因とは？対策を紹介

業務改善はなぜうまくいかないのか、3つの原因、対策方法をまとめました。

業務改善がうまくいかない3つの理由

自分が所属する企業の業務・経営に課題があると感じている106名の経営者・役員を対象にアンケート調査を実施。 「これまで業務改善・経営課題の解決に取り組んで失敗してしまった事はありますか？」という質問に対し、半数以上の方が「ある（59.4％）」と回答しました。

このデータと同様に、業務改善を行ってみたものの「思ったように改善策が進まない」と悩まれている方も多いのではないでしょうか。業務改善がうまくいかない理由には、主に次の3つのケースが考えられます。

理由1：現場を無視した業務改善

問題点の洗い出しや課題抽出をしたものの、業務改善がうまくいかないという場合、現場に合った改善策を実行できていない可能性があります。業務改善を進めるためには、現場を担当している社員の声をヒアリングすることが欠かせません。現場の効率を無視した改善策では、社員のやる気を奪うだけになってしまい、生産性が上がることなく失敗してしまいます。

理由2：課題の抽出や原因追求が不十分

自社で業務改善を行うとなると、課題の抽出や原因追求が甘くなりがちです。例えば、外部のコンサルティングに依頼した場合、図式を用いて業務プロセスを可視化し、そこから複数の課題を抽出し、ロジックツリーをはじめとした複数の分析手法を用いて原因追求を行います。こうして多角的に分析を行うことで、根深い問題点を見つけ、適した改善策を実行できるのです。なかなか自社だけでここまでしっかり行える企業は少ないのではないでしょうか。

理由3：改善策のやりっぱなし

業務改善策は、実行しただけでやりっぱなしでは思ったような効果は得られません。新しい業務フローが定着しない、途中で発生した問題に気付けず、効果が出ていない可能性もあります。これらを改善するには、実行後に継続して結果分析を行うことが大切です。それによって早い段階で軌道修正が行えます。

業務改善がうまくいかない場合の対処法

1：自社の業務を見える化して分析を行う

業務改善を成功させるためのポイントの一つが、業務の見える化を行うことです。自社の業務プロセスを体系的に整理して分析することで、どこに問題点があるのか、改善すべき目標の設定ができます。担当部署にヒアリングなどを行い、実際の業務量、発生頻度、業務の分担、流れ、課題等を図式化して整理しましょう。誰もが理解できる形で可視化することで、従業員の行動も促すことができます。

2：改善策の実行後も継続して結果分析を行う

新しい業務フローが定着しないという場合、実行後に何か問題が起こっているのかもしれません。これらの問題に気付くためには、改善策の実行後も、継続した結果分析が必要です。継続して結果分析を行うには、業務改善を計画する段階でKPI（目標達成度）を設定し、実行後のモニタリングも視野に入れて対策を検討することが大切です。

3：外部のコンサルティングに依頼する

自社だけではどうしても業務改善が上手く進まない場合、外部のコンサルティングを活用するのもひとつの方法です。根本的な課題の可視化から相談できますし、プロならではの徹底した分析を行い、さまざまな対策案を提示してくれます。実行後の結果分析まで依頼ができるため、自社で業務改善に割くリソースがない企業にもおすすめです。

業務改善・経営課題の解決には充分な分析が必要

「業務改善・経営課題の解決に取り組んで失敗してしまった事がある」と感じている63名の経営者・役員の方に対するアンケート調査において、「業務改善・経営課題解決への取り組みが失敗した原因は何だと感じていますか？」という質問に対し、もっとも多かったのは「分析不足（31.7％）」、次いで多かったのは「予算不足（17.5％）」という回答でした。