業務改善するのならゴール設定が大事

業務改善を図りたいと思っても、何から始めればいいか分からないというケースもあるでしょう。まずは明確なゴールを持つことが大切です。このページではゴール設定が大切な理由について紹介します。

ゴール設定が大事な理由

業務改善を図るためには、明確な目標を設定することが重要です。目標設定することで、結果の判定がしやすくなる、チーム全体の共通認識ができる、施策に一貫性が生まれやすい、意味が明確になることでモチベーションアップにつながるなどの効果が期待できます。ただ目標を設定したからといって、抽象的であいまいだと意味がありません。またゴールが現状から大幅にズレがあっても、思うような効果が得られにくいでしょう。

良いゴール設定（目標設定）の条件

ただゴールを設定すれば大丈夫という訳ではなく、しっかりと適切なゴールを設定することが重要です。定量的・期限設定・組織全体のメリットなどのあるゴールを立案します。ここでは具体的に良いゴール設定の条件について見ていきましょう。

定量的な目標になっている

曖昧な目標であれば、その成果を正確に判断することができません。そのため定量的な目標を設定するように意識しましょう。

• 売上高のアップ率
• コスト削減率
• 作業ミスの発生数
• 工数削減率
• 作業の削減時間　など

一般的な業務改善において、上記のような指標が定量化しやすくなっています。とくに売り上げやコストなどの料金に関係のある指標は、イメージしやすい内容です。それらの項目を目標に織り込むことで、具体的な目標設定となるでしょう。

期限設定している

普段のプロジェクトなどを行う際、しっかりと期限を設定することが一般的でしょう。業務改善においてもゴール設定だけでなく、その期限が定められていなければ意味がありません。もちろん業務改善は継続的に取り組む必要がありますが、ある程度の期限でチェックポイントとなる期限を設けた方がいいでしょう。期限設定をすることでゴールの到達度が明確となり、今取り組んでいる内容が適切かどうかを判断できます。もし数値の改善ができていなければ、早い段階で業務改善方法の見直しができるでしょう。

少し背伸びをしたら達成できる目標

一番難しい点は、目標値の設定です。現状を踏まえて目標を設定するのは当然のことですが、どの程度をゴールとするのかは非常に重要でしょう。たとえば現状よりも高すぎる目標であれば到達するのが困難となり、モチベーションも高まりません。一方で低すぎる目標では思うような業務改善効果が得られにくいでしょう。そのため少し背伸びしたら達成できる目標が理想的です。おおよそ80%で手が届きそうな目標設定が良いでしょう。

なんのためにやるかが明確

トップだけで目標を掲げても、実際に勤務する社員が「なんのために」行っているのか分からなければモチベーション向上につながりません。目標到達のために動くのは社員のため、ただ「これをしろ！」というよりも「これを変えたら、こうなるから、やってみよう」と伝えた方が社員も納得したうえで取り組めるでしょう。しっかりと社員に理由を明確にすることで「業務改善」という大きな目標に向かって意識統一が図りやすくなります。また理由を明確化した方が、もし目標を再設定するときも容易になるというメリットもあるでしょう。

組織全体にとってメリットがあるか

そもそも目標を立てるのは、現状よりも業務を改善したいと考えているからでしょう。そのため目標が関係者など組織全体にとってメリットがあるかどうかは重要です。たとえば大規模な企業の場合、部署・チームごとに設定した目標が他の部署・チームにとっては不利益となることもあるでしょう。そのため部署・チームだけでなく、組織全体の視点で目標の内容を見極める必要があります。

まとめ

安定した運営のためにも業務改善は、継続的に行い続ける必要があります。そのためには適切なゴール設定が重要となりますが、間違ったゴールを設定しても意味がありません。具体的なゴール設定や理由を明確にする、組織全体を考えるなどのポイントを踏まえて、ゴール設定を行いましょう。

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