「業務改善を」と言われても、そもそも何をすればよいのか、どこに問題があるのか分からない方も多いのではないでしょうか。そこで中小企業の業務改善事例をご紹介しますので、事例を見て自社と照らし合わせて業務改善が必要なのかを検討してみてください。
とあるリゾートホテルが業務の無駄をあぶりだすことで業務効率化を果たした事例をご紹介します。抱えていた業務上の課題、改善のための具体的施策、さらには業務改善後、どのような変化をもたらしたのかなどをご紹介します。
収益力の向上と人材確保に悩んでいました。そもそも、リゾートホテルを構える小豆島が瀬戸内海の離島であり、少子高齢化・人口減少が加速していることから人材確保そのものがハードルの高いものになっていました。少ない人口の中で、自社を選んでもらうための労働環境を整備しなければならないの想いを抱えていたようです。
外部コンサルタントを活用するだけではなく、外部コンサルタントと自社にて業務改善に意欲的な従業員にてチームを結成。まずは既存業務の無駄を徹底的に洗い出し、不要業務の廃止や見直しを検討しました。例えばこれまで客室では急須を必ず設置していましたが、使用頻度が少ないことから廃止。このように、業務の必要性を精査し、本当に必要な業務なのか、他に代替案はないのかなどを徹底的に洗い出したとのことです。
業務の無駄を洗い出し、代替案を実践したことで、業務効率化をもたらしたとのことです。例えば先にお伝えした急須。急須を廃止し、マグカップとスティック茶へと簡素化したことで年間で30時間程の労働時間削減を実現※。
客室案内資料をドアに張り付けることで年間110時間といった具合に、無駄を排して効率的な代替案を実施することで、合計で年間1,800時間ほどの業務時間の削減効果をもたらしたとのこと※。また、このような取り組みに触発され、従業員が自発的に改善提案を行うようになるなど、社内全体で業務効率化の機運が高まったとのことです。
神奈川県にある生活協同組合・倉庫業者の業務改善の事例をご紹介します。
神奈川県の生活協同組合・倉庫業者は採用ができない点に加え、定着率が低いことから慢性的な人材不足に悩んでいました。結果、既存社員の負担が増えてしまい、常に残業が発生する状態となっていたとのことです。このような環境では既存社員への負担だけではなく、新しい人材の獲得も難しいと感じていたようです。
将来的な人材の安定確保のための環境改善策として残業ゼロ・業務効率化の取り組みを代表取締役社長が取り組み開始宣言を行いました。3年以内に残業をゼロにするとの目標を掲げ、残業時間削減によって節約できた費用は従業員に還元することも宣言。決して上層部だけが業務効率化を実践するのではなく、会社全体として当事者意識を持ってもらいたいとの狙いがあったとのこと。
問題を明確にするために、全従業員に対してアンケートを実施し、仕事の俗人化やコミュニケーション不足が問題であることを突き止めました。結果、従業員作業をマニュアル化することで俗人化を回避。作業スケジュールも明確化。従業員同士で共有することで、誰がどれだけ仕事を行っているのか、比較的余裕のある社員や負担の大きな社員が可視化されたことで協力しあえる環境を目指しました。
社員の作業状況が見える化されたことで、援助を求めやすくなったとのこと。助けてほしい社員は「Help」のカードを出すことで、余裕のある社員が作業を援助。これらの施策によって2017年度の残業時間は前年比で55％減少※。残業代580万円の節約に成功したとのことです※。これにより、従業員1人当たり175,000円を還元。この実績から、さらなる生産性向上が見込めると判断したことで、ベースアップや残業削減前払い手当など、従業員の賃上げが実現しました。
従業員40名の温泉旅館の業務効率化の事例をご紹介します。どのような問題を抱えていたのか、問題解決のために何をして、何を得たのか、是非ご覧ください。
島根県のとある温泉旅館では、1人でフロント、仲居、清掃を担当するシステム、「総合サービススタッフ」を導入していました。名称はスタイリッシュですが、1人に多くのお仕事をこなしてもらうことから作業負担が大きなものとなっていました。さらに出勤者が少ない時には、さらなる負担増から残業時間が増えている要因となっており、悩んでいたとのことです。
代表専務自身も業務効率化の必要性を感じてサービス業の業務改善研修を受けました。研修のノウハウを自社でも発揮しようと、代表専務自らがリーダーシップをとり、コアメンバーと共に集中的に業務改善を行いました。例えば清掃業務のマニュアル化。それまでは人それぞれのやり方に任せていたとのことですが、清掃作業をビデオ撮影し、分析。冷蔵庫の有料ドリンクの補充や入れ替えに時間がかかっていることを突き止めるなど、効率の悪化につながっていた業務を徹底的に洗い出しました。
業務効率化を実践したことで、1人当たりの平均残業時間が30分削減されました※。また、代表専務が率先して業務効率化を行ったこと、さらには業務効率化の提案に対して真剣に向き合い、効率化を推進することが浸透したことで会社全体の雰囲気が変わり、多くの社員が業務効率化に積極的になったとのこと。決して高額な設備を投資したわけではないものの、代表専務が率先し、多くの社員に問題意識を芽生えさせたことで社員全体で問題が共有されました。また、今後はこの運動を持続的なものにしたいとの目的も生まれたようです。
業務効率化の事例を3つ、紹介させていただきました。このように、自らの力によって業務効率化を実現した中小企業もあれば、自らで取り組んでいるものの効果が出ない、あるいは取り組み方そのものが分からないと嘆いている方もいることでしょう。
当サイトでは業務効率化のコンサル会社を多数紹介しています。それぞれ特徴の異なるコンサル会社なので、自社のニーズにマッチしたコンサル会社があるかもしれませんので、コンサル会社のそれぞれの紹介をチェックしてみてはいかがでしょうか。
中小企業の業務改善への「実績が豊富」にあり、「無料相談」に対応可能、経営視点にたった「財務コンサルティングにも対応」できるおすすめの3つのコンサルティング会社を紹介します。
【選定基準】Googleで「中小企業 業務改善 コンサル」と検索し、上位に表示された25社の内、3つの条件に該当した3社を紹介。・公式サイトにコンサルティングの実績の記載がある・無料相談に対応・財務コンサルティングが可能なコンサルティング会社を選定。(2022/4/26調査時点)
