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バックオフィス業務を業務改善するにはどうしたらよい?

バックオフィス業務は会社にとって大切なものです。しかし、その特性から軽視されやすいのも事実で、結果、課題が山積されてしまっているケースが珍しくありません。そんなバックオフィス業務の課題解決についての方法や対策をまとめています。

そもそもバックオフィス業務とは?

バックオフィスとは、裏方、後方支援を意味するものです。開発や設計、営業といった直接利益に関与する活動ではなく、人事や経理、財務、法務などの業務です。直接利益を目指して活動する業務ではなく、利益を目指して活動している部署を裏で支えるための業務で、会社組織にとってなくてはならない大切な業務なのです。直接利益を生み出す部署ではないことから、他の部署から軽視されてしまうケースもあります。

バックオフィス業務に起きている課題

バックオフィス業務で起きている課題をご紹介します。バックオフィス業務は決して軽視されるものではありません。しかし、いわば「裏方」「後方支援」な特質を持つことから起きてしまう課題が多いです。

業務が1人の担当者に集中しやすい

バックオフィスは俗人化してしまいがちです。それまでの風習や独特のノウハウにて運用されていることが多いので、特定の人間でなければこなすことができないのです。そのため、特定の人間だけの負担が増えてしまいがちです。また、特定の人間が休んだり、あるいは何らかのアクシデントで長期的に休むと、仕事そのものが回らなくなってしまいます。会社のルール・システムに則って業務をこなしていたのではなく、特定の人間のスキルに依存してしまうので、その人間がいなければ円滑な業務が困難になるのです。

人手が不足しやすい

冒頭でもお伝えしたように、バックオフィス業務は裏方・後方支援です。さらには俗人化されやすい点から、配属された人間が他の部署の手伝いに駆り出されるなど、人手不足が起きやすいです。先程紹介した課題である俗人化も、いわば人手不足が生み出すものです。人が必要な時、他の部署から借りるとその部署が人手不足となってしまいます。しかし、裏方・後方支援のバックオフィス業務であれば人が少なくとも直接的な被害が出ないとの考えから、人を取られてしまうことから人手不足に陥りやすいのです。

業務のデジタル化が遅れている

昔からの風習、さらには直接利益を得られる部署ではないことから、デジタル化が遅い点もバックオフィス業務の課題です。頼られている人間が必死に頑張ることで「デジタル化が遅くともあのスタッフがいれば大丈夫」だと判断されてしまうのです。どうしても後回しにされてしまうことから、デジタル化が遅れてしまいます。皮肉な話ですがデジタル化が遅れて特定の人間が頑張ることで、さらに俗人化を加速させてしまう部分もあります。

他部署との関わりが多い

バックオフィス業務は他の部署との関わりが多いです。そのため、自分たちのお仕事が進まないケースもあります。本来行うべきことが、他の部署からの問い合わせの連続で手が付けられないのですが、相手方も迅速を求めているので早急に対処せざるを得ないのです。

バックオフィス業務を改善する方法

バックオフィス業務には、お伝えしたような課題が確認されています。これらの課題を解決するためには、これからご紹介する方法が求められます。

業務を可視化し分析する

まずは業務を可視化します。風習・慣習が古ければ古い程俗人化が顕著です。結果、さらに「特定の人間以外分からない」になってしまいますので、まずは業務を可視化し、多くの人間が「何をしているのか」を把握できる環境を作りましょう。

業務改善の策を検討する

業務を可視化・分析することで課題も浮き彫りになります。そこで、業務改善の策を検討しましょう。これまでは、そもそもどのような課題があるのか分からなかったり、課題はおろか何をしているのかさえ不明瞭なケースもありますが、可視化することで何が問題なのか、問題をどのように解決するのかも見えてくるものです。

機械に任せられる業務はないか?

機械に任せられる業務があれば、機械に任せてしまいましょう。例えば連絡事項のやり取りは手渡しではなくメールでできないのかや、コミュニケーションも直接顔を合わせるのではなくオンラインでできないのかなど、機械が行えるものがないのかを模索します。機械が行えることを無理にアナログで行っても効率が悪いだけなので、任せるべき部分は任せてしまいましょう。

電子化出来る業務はないか?

電子化できる部分の業務がないのかも確認してみましょう。例えば出勤管理や給与計算。タイムカードを打刻し、月末にタイムカードを見て表計算ソフトに数字を打ち込み計算している職場もあるかもしれませんが、給与計算システムを使用することで、それらの手間をすべて簡略化できます。既にバックオフィス業務に役立つさまざまなシステムが登場していますので、電子化できる点は電子化を検討してみましょう。

自社社員で対応が必要か検討する

課題として浮かび上がった業務は自社社員でなければ対応できないものなのか、検討してみましょう。秘匿性の高いもの、情報漏洩リスク等があるものであれば自社社員で行うべきですが、さほど重要ではないお仕事で、自社社員の必要性が低いものであれば、自社社員の作業にこだわる必要はありません。

業務改善策を実行・再見直しを行う

改善策を実行し、さらに見直しましょう。この繰り返しにより、やがてはバックオフィス業務の課題は解消されます。つまり、一度の業務改善策だけですべてを解決しようと考えるのではなく、実行と見直しを繰り返すことで、徐々に課題が改善されます。この点からも、如何に課題を抽出するかが鍵です。改善策は抽出された課題に対してのものなので、課題を抽出できなければ改善策も浮かびあがりません。

その他の改善方法

先にお伝えした改善方法以外にもバックオフィス業務の課題を解決するための方法がいくつかありますのでご紹介しましょう。

アウトソーシングを活用する

自社社員での必要を感じさせない業務、あるいは単純に人手不足で悩んでいるのであればアウトソーシングを利用するのも手です。人が足りないのであれば人を補充する単純な理屈です。アウトソーシングを利用する場合、自社社員でなければ難しい業務と、自社社員でなくとも行える業務を分類しておくと、任せられる業務を可視化できます。ただし、短期的な利用であればコストパフォーマンスは高いのですが、長期間活用する場合、自社で社員を雇用した方が安くなる傾向にあります。

日常的の業務をRPAに任せる

RPA(Robotic Process Automation)を活用するのも選択肢の一つです。RPAとは仮想知的労働者とも呼ばれているシステムで、AIによって人間のように仕事を行うシステムです。これまでは人間でなければ難しいとされていた業務に対応できるRPAが登場していますので、任せてみるのも良いでしょう。ただし、RPAも質の違いがあります。

クラウドサービスを検討する

バックオフィス業務をサポートするクラウドサービスが多々登場していますので、利用を検討してみるのも良いでしょう。利便性の高いものも多々ありますので、バックオフィス業務の課題に合わせてクラウドサービスを探してみましょう。

まとめ

バックオフィス業務の課題のためにはまずは課題を見つけることです。見つけた課題に対して、どのようなアプローチがあるのかを検討するのですが、業務改善対策の実践は難しいものです。そこで業務改善コンサルタントです。当サイトでは業務コンサルタントを紹介していますので、自社のニーズにマッチしている業務コンサルタントがないか、各ページをチェックしてみてください。

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