中小企業の業務改善マニュアル

中小企業の業務改善マニュアルは、業務改善をより効率よく推進するために必要です。ここでは中小企業に業務改善マニュアルが必要な理由とマニュアルを作成するポイントを紹介します。

中小企業に業務改善マニュアルが必要な理由

中小企業に業務改善マニュアルが必要な理由は、基準値となる業務工程を正しく把握するためです。マニュアル作成では今までの業務工程の洗い出しを行います。その際、今までは何気なくやっていて気が付かなかった無駄を発見できることも多いでしょう。後の工程に影響がなく省いても問題ないと判断できれば、工程から省くことで業務がより効率よく行えるようになるはずです。

またマニュアルによって標準化された業務を行ううちに、現状との差異も見つかります。今までは気づかなかったことをマニュアルによって気づき、さらに対策を講じることもできます。

特にありがちなのは、業務の属人化による問題です。どの従業員が業務を担当しても一定以上の品質で商品やサービスが提供できることが大切であるため、マニュアル作成で同じ業務ができるような環境を整えることも、重要なポイントです。

中小企業が業務改善マニュアルを作成するポイント

問題点の洗い出しは細かくスケジュールを立てて行う

問題点の洗い出しは細かくスケジュールを立てましょう。本来の業務に支障が出ないように、無理のないスケジュールを組むことが大切です。

問題を洗い出す作業は、とても骨の折れる作業です。マニュアル作成には工数を割く必要があります。特に属人化された業務をマニュアルに起こす場合、通常の業務の合間を縫って作業を行わなくてはなりません。個人で手が空いたときに…という曖昧な基準で問題の洗い出しを依頼しても、業務が立て込んでいるとなかなか手を付けられない人もいるはずです。

もちろん、細かく洗い出しをすることも忘れてはいけません。こんな小さなこと問題とはいえないかも…というようなものでも、一度問題点として洗い出してみると、とても大きな問題であった、というケースもあり得ます。計画的に、そして細かく問題点を洗い出しましょう。

いつでも常に新しいマニュアルが確認できる環境を用意する

新しいマニュアルがいつでも確認できる環境を用意しましょう。業務マニュアルは一度作成したら終わり、ではありません。

また、業務を行っていく中でマニュアルに加えたほうがいいポイントが生まれることもあるでしょう。その場合は、常に新しい情報としてマニュアルに追加していく必要があります。

マニュアルの作成時はその後のマニュアルのあり方まで考えたうえで取り掛かることをおすすめします。

中小企業コンサルタントもチェック！

業務改善において、マニュアルの作成は重要な課題です。マニュアルの作成には時間がかかりますが、マニュアルがあれば今までの業務がより効率よく、そしてミスなく行えるようになるというメリットがあります。

以下ページでは、中小企業の業務改善に強いコンサルティング会社を紹介しています。プロに業務改善を依頼したいと考えている方は、ぜひ参考にしてください。