社員の残業が減らない原因とは？対策を紹介

働き方改革に取り組むものの、なぜ残業は減らないのか、主な原因と対策方法について紹介しています。

働き方改革・社員の残業が減らない原因とは

働き方改革によって残業の削減に取り組む企業が増えていますが、なかなか残業時間が減らないと悩む企業も多いようです。残業時間を削減しようと試みても、残業が減らない企業の場合、何らかの問題を抱えている可能性があります。

残業が減らない原因としては、次のようなケースが考えられます。

原因1：業務過多

従業員の数に対して、業務量が多すぎる場合、残業を減らすことは困難になります。人材カットのために雇用を控えている企業などでは、このケースが多く見られます。

原因2：非効率的な働き方

非効率的な働き方も、残業が減らない原因のひとつです。業務に無駄があったり、適正な担当割ができていなかったり場合なども、仕事の効率悪化につながります。

原因3：残業代欲しさに社員が残業してしまう

個人的な理由として挙げられるのが、残業代が欲しくて残業をしているケースです。残業をすればそれだけ収入も増えるため、わざとダラダラと働き、残業をしているケースなどもあります。

個人的な問題もありますが、もしかしたら残業代がないと生活できるレベルの収入にならないのかもしれません。そういった場合、企業の体制にも問題があるでしょう。

原因4：社員の生産性の低下

仕事量は適切なのに残業が減らないといった場合、社員一人ひとりの士気が下がっているなど、生産性が低下している可能性が考えられます。ダラダラと働く環境が定着しているような職場では、無駄なプロセスをあえて改善しようとはしないのかもしれません。

残業が減らない職場の対策方法

具体策1：アウトソーシングを利用する

従業員の数に対して、業務量が多すぎる場合、アウトソーシングを利用するのが有効です。とくに優秀な社員が事務作業などに手を取られている場合、単純作業を外部に依頼することで、生産性の向上が望めます。一部の仕事を外部に依頼することなどもできるので、結果的に残業代の支払いよりも安く済む可能性があります。

具体策2：環境を改善する

仕事量は適切なのに残業が減らないといった場合は、思い切って職場の雰囲気を変えてみると良いでしょう。例えば、週1日ノー残業デーを作るだけでも、メリハリが生まれ、生産性の向上が望めます。また、残業は事前に申請するルールを作るなどして、ダラダラと残業している環境は変えることが大切です。「残業すれば良いや」という考えをなくすことで、社員一人ひとりの生産性が高まり、結果、残業代の削減につながります。

具体策3：業務の効率化を行う

社内全体の残業時間を減らすには、無駄な業務プロセスを削減するのが効果的です。個人レベルではなかなか減らない残業時間も、業務フローを見直し業務の効率化を図ることで、大幅な改善が望める可能性があります。どういったところに無駄が発生しているのか、自社の業務を見える化し、一度、検討してみると良いでしょう。

残業を削減するメリット

生産性が向上する

残業削減を社内全体で意識的に共有することで、通常の業務時間内に作業を完了しようという空気が整います。これにより、結果的に業務時間の効果的な活用が常態化していき、生産性や業務効率が改善していく流れを生み出せます。

コスト削減に繋がる

残業を削減することで、単純に従業員の業務時間が削減される上、残業代や残業手当といった追加コストといったものも不要となります。残業削減は企業のコストマネジメントにおいて、即時的に効果を発揮してくれる方法です。

ワークライフバランスの充実

残業を削減・解消することで従業員が業務に拘束される時間が減り、それだけプライベートの時間を確保できる余裕が生まれます。個々の従業員がワークライフバランスについて考えることでストレスが減り労働意欲も向上します。

離職率が低下する

業務負担が軽減してワークライフバランスが改善されれば、従業員のストレスやフラストレーションも低下して離職率が低下することも重要です。結果的に新しい人材の採用コストや採用活動の労力も削減できるでしょう。

過労死のリスクが減少する

残業が続くと従業員の肉体的・精神的ストレスが増大していき、メンタルヘルスを損なったり、何かしらの病気にかかったりするリスクも増加します。残業削減は従業員の健康維持や過労死予防に有効かつ具体的な手段です。

IT化を進めて残業時間を削減できた事例

業務フローのクラウド化と可視化で生産性アップ

札幌にある印刷業者A社では、営業や生産現場の実態把握や収支管理の適正化、残業時間の増加といったニーズを抱えていました。そこでクラウドを活用した工程管理システムを導入して、作業工程をリアルタイムで可視化できる仕組みを構築したところ、営業効率や作業効率が向上して生産性が上昇したそうです。

また、業務の一元管理によるマネジメント体制が整ったことで、業務フローの改善が行われ、残業時間を導入前と比較して約20％削減させることに成功しました。

その他、作業の見える化によって従業員の意識改革が行われたことも重要です。

参照元：会員企業の取り組みに学ぶ生産性向上のためのIT活用事例集Vol.1｜札幌商工会議所（https://www.sapporo-cci.or.jp/web/it_utilization/files/seisanseikojyo-jirei.pdf）

業務管理システムの導入で残業時間が半減した

札幌市でソフトウェアのアジャイル開発などを手がけているB社では、新しい人材の獲得が難しく、現在活躍している人材の離職を回避する取り組みが求められていました。そこでプロジェクト管理やスケジュール管理について一元管理できるマネジメントシステムを導入したところ、人事評価体制の公平性が向上し、従業員満足度の向上に成功しました。

また、従業員の労働意欲が高まったことで個々のスキルアップへつながり生産効率がアップした上、顧客満足度にも良い形でフィードバックが生まれたそうです。

残業時間についても月平均40Hだったものが20Hに低下したことは見逃せません。

ITシステムによるデータの一元管理と業務効率化で残業削減

埼玉県にある建築会社のC社では、工事現場の管理についてIT化が行われていたものの、社内業務に関してはシステム化が遅れており、残業時間の増加も課題となっていました。そこで社内の情報を一元管理して共有できるITシステムを導入した結果、業務情報を各部署で共有できるようになった上、紙ベースの作業が電子化され社員間のスムーズな連携が可能となりました。

また、社内外の連携力も強化されたことで全体の作業効率がアップし、各従業員の1日あたりの業務時間が平均3時間削減され、残業問題の解消にも貢献しています。

参照元：中小企業白書2018（https://www.chusho.meti.go.jp/pamflet/hakusyo/H30/PDF/chusho/04Hakusyo_part2_chap4_web.pdf）

リモートシステムの導入で残業時間の削減に成功

愛媛県松山市で板金業を営むD社では、競合他社との差別化としてクライアントの短納期ニーズなどに幅広く対応していた結果、事業成長は叶えられたものの慢性的な残業の発生が課題となっていました。また、中小企業として人員拡充が簡単に行えないことも問題でした。

そこでマルチデバイス対応のリモートデスクトップシステムを導入し、離れた場所にいる従業員同士の連携力を強化したところ、業務効率がアップして全体の工程の残業時間が削減しています。また、削減されたコストや時間を新しいプロジェクトへ回して、さらなる独自性の追求を目指せるようになったこともメリットでした。

参照元：中小機構 ITプラットフォーム（https://ittools.smrj.go.jp/case/cp577f0000004brl.html）

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