電子帳簿保存法は、2022年1月1日より施行されました。電子帳簿保存法について聞いたことはあるけれど、実際にはどのように対応していいのかわからない、電子帳簿保存法に対応しているつもりだけれど、正しくできているかどうかが不安…という中小企業も多いでしょう。ここでは、電子帳簿保存法の概要と中小企業が対応する際のポイントを紹介します。
電子帳簿保存法とは、税法で保存が義務付けられている帳簿や書類を電子データで保存するために、ルールを定めた法律のことです。
電子帳簿保存法には、大きく分けて3つの保存区分があります。
これらを電子データで保存する際には、要件が設けられています。要件を満たしていない場合は電子保存できているとはいえないため、注意が必要です。
この4つを踏まえ、電子帳簿保存法について正しく理解・実施する必要があります。システム概要に関する書類の備え付けと見読可能装置の備え付けに関しては、企業自身がデータを確認するために欠かせないため、当然のことといえるでしょう。
そこで課題となるのは、検索機能の確保とデータの真実性を担保する措置です。
検索機能の確保に関しては、取引年月日や取引金額、取引先で検索できる状態にしなくてはなりません。そのため、検索機能に対応した専用ソフトを使用するか、ファイル名を検索しやすいようにしておくなどの対応が必要です。
さらにデータの真実性を担保する措置に関しては、タイムスタンプのあるデータを受け取る、データに速やかにタイムスタンプを押す、データの訂正や削除が記録できるもしくは禁止されたシステムで受け取る、不当な訂正削除の帽子に関して事務処理規定を整備する、という4つのうちにいずれかが求められます。
電子的に作成した書類をそのままデータで保存するという方法なので、いわゆるファイルを保存する、というような状態と同じです。会計システムなどを使って一貫して作成している帳簿で、かつ会計システムが電子帳簿保存法の要件を満たしていれば、今すぐに電子保存ができます。多くのシステムは要件を満たしているはずですが、自社開発したシステムを利用していた場合は注意が必要です。
JIIMA認証済みのシステムであれば保存要件を満たしているため、これから導入する際はJIIMA認証済みであるかどうかを確認しましょう。
スキャナ保存の場合、取引先の相手から書面で受け取ったり、自社からも書面で送ったりできるので、紙でのやり取りは何ら変わりません。スキャナ保存であれば自社の裁量で移行できるため、電子化に取り組みやすいでしょう。スキャナ後は原本を破棄でき、書類の保管は必要ありません。
データでやりとりした取引情報は、原則としてそのデータを保存しなければなりません。電子データで交付を受ける取引書類とは、契約書や注文書、領収書だけでなく、ECサイトからデータでダウンロードして使用するタイプの請求書なども含まれます。
どれが電子取引なのかを理解するためにも、まずは社内においてどんな電子取引が行われているのか、調査・把握しましょう。
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