中小企業の業務効率化や問題解決のためには、具体的な提案が必要不可欠です。改善の提案時に活用する「業務改善提案書」は、問題点を明らかにし解決策を示す重要な書類となります。この記事では、業務改善提案書の目的や書き方、作成時のポイントを詳しく解説します。
業務改善提案書は、これから実施する改善活動の内容や効果を示し、実行の許可を得るための書類です。業務改善提案書を提出する目的や、誰が作成するのかなど、以下で詳しく解説していきます。
改善活動を実施する際、現場の担当者独断で行うのはNGです。問題点を洗い出し、改善する必要性を管理者に示さなければいけません。
そのために活用するのが業務改善提案書です。実施する内容と効果を業務改善提案書で分かりやすく伝え、理解を得ることで改善活動を進めていきます。
業務改善提案書の作成は、業務改善チームやプロジェクトチームのメンバー、または組織内の一担当者が行います。現場にいない管理者は現状を把握できていないため、日々業務に携わる部署の社員が行うべきだとされています。
業務改善提案書は、伝えたい内容を順番に記載することが大切です。以下を参考に、業務改善提案書を作成してみてください。
まずは提案する業務やプロセスの領域、具体的な問題点や課題をテーマとして設定します。テンプレートが用意されている場合は沿って記載し、ない場合は簡潔にタイトルを作成しましょう。
問題や課題が発生している現状を具体的、かつ客観的なデータをもとに記載します。現場でどのような問題が発生しているか、理解してもらうことが大切です。
問題解決のための具体的な方法やプランの詳細を記載します。実行可能な方法が大前提で、改善することでどうなるのか、といった点まで記載しましょう。
提案される改善策を実行することで得られる効果やメリットを、可能な限り数値や具体的な事例で示します。数字で示すことが重要であり、改善の効果が伝わりやすいです。
改善策の実施に必要な時間、人材、設備、費用などを具体的にリストアップします。正確な数字を記載すること、コストよりも効果が上待っていることが重要です。
業務改善提案書を承認してもらうには、しっかりとした構成を立て、具体的に内容を記載することが大切です。
提案の目的を明確にし、具体的なデータや事例を元に説明することで、提案の信憑性を高めます。抽象的な内容にはせず、具体性を意識しましょう。
提案書の内容が論理的で分かりやすい構成となるように、情報の整理や見出しの使用を徹底します。写真や図、グラフなどを盛り込むと、読み手側が理解しやすくなります。
前述に付随しますが、グラフやチャートなどの視覚的なコンテンツを盛り込むためには、ツールの使用は欠かせません。ワードやエクセル、パワーポイントなどを活用すれば、魅力的な業務改善提案書が作成できるでしょう。
中小企業での業務改善提案は、企業の持続的な成長や競争力向上の鍵となります。この記事を通じて提案書作成のコツを掴み、積極的に改善の提案を行いましょう。
また、業務改善を行う際は、マニュアルの作成が大切です。業務改善マニュアルについては以下の記事を参考にしてください。
中小企業の業務改善への「実績が豊富」にあり、「無料相談」に対応可能、経営視点にたった「財務コンサルティングにも対応」できるおすすめの3つのコンサルティング会社を紹介します。
【選定基準】Googleで「中小企業 業務改善 コンサル」と検索し、上位に表示された25社の内、3つの条件に該当した3社を紹介。・公式サイトにコンサルティングの実績の記載がある・無料相談に対応・財務コンサルティングが可能なコンサルティング会社を選定。(2022/4/26調査時点)
