中小企業に限らず、多くの企業は日々の業務で問題点を改善していき、効率化を図ります。そこで、改善の担当者は業務改善報告書の提出を求められることがあるでしょう。この記事では、業務改善報告書の目的や書き方、ポイントについて紹介します。
中小企業における業務改善報告書とは、社内や部署内で行った改善活動を記録し、共有するためのツールです。業務改善報告書にはどのような目的があるのか、また業務改善提案書との違いは以下の通りです。
業務改善報告書は、企業内の業務プロセスや効率の問題点を特定し、その改善策を提示・共有する目的で作成します。また、実際に行った改善活動の結果を示し、組織全体の成長を促すためのツールとして活用されます。
業務改善報告書と似たようなツールで「業務改善提案書」と呼ばれるものがあります。業務改善提案書は問題点や改善策をこれから提案する段階の文書であり、業務改善提案書はすでに実施された改善活動の成果や効果を示すものです。
業務改善報告書は、ある程度書き方のテンプレートがあり、実際に書くときは以下の必須項目に沿って書いていきましょう。
まず、どの業務やプロセスに関する報告かを明確にします。改善項目と内容を簡潔にまとめたものをテーマに設定し、読者が内容をすぐに理解できるようにします。
何のためにその改善を行ったのか、どのような問題点があったのか、目的や背景を説明します。コスト削減を目的としたのか、生産性や品質の向上を目的としたのか、できるだけ詳しく記載しましょう。
改善内容を具体的に記載します。どのような変更を施したのか、ツールや設備を導入したのか、抽象的ではなく具体的に解説しましょう。
改善活動を行った結果、どのような効果が得られたのかデータや事例を交えて示します。〇〇時間短縮、〇〇円削減などと、数字を使用することでより具体的な結果を示すことができます。
改善活動に発生したコストを記載しましょう。人、工数、設備導入費、実施したスケジュールなど、具体的に記載します。
業務改善報告書を作成する際は、以下のポイントを意識することでクオリティの高いものを提出できます。実際に作成するときの参考にしてください。
抽象的な言葉よりも、具体的な事実やデータを用いて記載することで、説得力のある報告書が作成できます。また、上司の承認も得られやすくなるでしょう。
業界用語や専門的な言葉を避け、誰が見ても内容が理解できるように作成しましょう。業務改善報告書を確認する上司が、現場を把握していないケースなどがあるためです。
目的・内容・効果は報告書の三大要素として、より具体的に記載しましょう。どれだけ大きな改善を施しても、抽象的な内容では読み手側が理解できません。
業務改善報告書は、関連する部署や関係者との共有を前提に作成し、意見やフィードバックを受けることが重要です。そうすることで、今後の改善活動に役立ちます。
業務改善活動を継続的に行うためには、マニュアルやガイドラインを参照することも有効です。企業ごとの方針や手順を確認し、効果的な改善活動を実践してください。
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