いつも同じ流れで行っている定型業務だと、何の疑問を持つことなく無意識に行っているケースもあるでしょう。しかし定型業務の中にも無駄な作業が多く含まれています。このページでは、定型業務を効率化する方法などを解説するので参考にしてください。
すでに手順が決まっている業務のことを「定型業務」と呼び、いわゆる定型化された業務のことです。業務フローやプロセスなど仕事の流れが定まっているので、毎回同じような流れで業務を行っていきます。業務フローがハッキリ明確になっているため、誰でもやり方さえ覚えれば行える業務と言えるでしょう。
ただマニュアル化することで、マンネリ化しやすくなり、臨機応変な変更が難しいという問題点もあります。その結果、無駄な定型業務が増えてしまい、業務が非効率になっていることも。
また定型業務を行うタイミングが決まっていると言われることもありますが、必ずしもタイミングが定まっているわけではなく突発的な定型業務もあります。
定型業務にすることでミスが減る、他人に任せやすいなどのメリットがあります。ただ定型業務だからこそ効率化を図ることで、通常の業務負担の大幅軽減も実現できるでしょう。どのような方法があるのか具体的に紹介します。
定型業務を図るためには、機械に頼るのも一つの手です。多種多様なITツールやサービスがあり、それらを活用することによって一部の定型業務を自動化できるでしょう。たとえばRPAやエクセルのマクロなどのツールを駆使することで、データ入力業務を容易に自動化できます。
書類をデータ化し、ペーパーレスを推進することも業務効率アップに繋がるでしょう。たとえば会議用の資料を紙ベースにすれば、印刷・ホッチキス止め・配布・回収・シュレッダー・保管などの業務が発生し、非常に業務負担も大きくなってしまいます。しかしデータ化すれば一連の業務はほとんど必要なく、業務効率もアップしやすいでしょう。さらにOCRなどを使用し、RPAなどのツールと併用することで高い効果も期待できます。
効率化を図るうえで、無駄な業務を削減することが大切になってきます。しかし当然のように行っている業務から無駄な工程を見つけるのは非常に難しいでしょう。そのため客観的な視点で考えることが最も大切です。業務の見える化を図り、どの工程なら省けるのか検討してください。
最終的に検討する方法として定型業務を自社で行うのではなく、別の会社に依頼する方法です。基本的に定型業務はマニュアル化・業務フローされているため、業務の流れが明確になっているので外注しやすいでしょう。もちろん全ての業務を外注することは難しいですが、一部の業務だけでも外注できれば、本来時間を割きたい業務や非定型業務などに集中しやすくなります。
定型業務の効率化は難しいと思われがちですが、定型業務を見える化し、客観的な視点で考えれば無駄な作業を削減できるでしょう。また機械化やペーパーレス化を図ることで、グッと作業効率のアップも期待できます。
しかし自社だけでは業務効率に限界を感じることもあるでしょう。コツコツと続けることも大切ですが、業務改善のコンサルを活用するのもひとつの手です。このサイトでは業務改善のコンサルを行っている会社をピックアップして紹介しているので、是非チェックしてください。
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