教育業界（学習塾）の業務改善事例

本ページでは、教育業界や学習塾における業務改善のポイントと、実際に業務改善された事例をご紹介しています。

AI教材を導入し業務効率化

生徒1人ひとりがどこまで理解しているか、どこでつまずいているのかを判別するのが難しく、個別指導に課題を抱えていた学習塾の事例です。

生徒の習熟度を講師が把握できていないと、指導する前に直接細かく聞きださなくてはなりません。このように事前のチェックに時間がかかっていました。

また、50名という多くの生徒に対しきちんと指導しようとすると、講師1人では手が足りないという現状にありました。そこで、AI教材の導入による業務効率化に取り組みます。

取り組んだ業務改善内容

個別のカリキュラムを自動生成できるAI教材を導入しました。

まずは生徒に教材内の問題を解いてもらい、習熟度やつまずいている箇所をチェックします。その結果に基づいたカリキュラムが1人ひとりにつくられるもので、講師が習熟度や苦手な部分を把握するのに役立ちます。

さらに、生徒の学習状況を把握しやすくするために、個々の進捗を可視化できる機能を取り入れました。

改善結果

AIが個々に合わせた専用のカリキュラムを自動で生成してくれるので、少ない講師数でも個別対応ができるようになりました。

また、これまでは講師がカリキュラムを決めて作成していましたが、カリキュラム作成の時間や手間が省かれたことで、生徒を直接みる時間が大幅に増えました。

さらに、多くの生徒の進捗をひと目で把握できるようになったので、学習状況に対する指導やアドバイスも丁寧に行えるようになっています。

参照元：atama+ 導入事例「①竹下数塾様」（https://www.atama.plus/for_juku/#:~:text=竹下数塾様）

コミュニケーションツール導入で業務効率化

塾から保護者に対して連絡事項があるとき、メールを送信するか生徒にプリントを手渡す、直接電話するなどの方法が従来までの連絡手段で、指導報告書もノートによるアナログな方法でした。

ただ、電話がなかなか繋がらない親御さんが多い、メールやプリントだと保護者が内容を見てくれたかの確認がとれなかったことから、指導側の不安要因になっていました。

また、メールやプリントの作成や配布作業が講師の業務負担を増やす、ノートでの指導報告書を会社でチェックできないなど、保護者とのコミュニケーションに対して複数の課題を抱えていたといいます。

取り組んだ業務改善内容

保護者とのコミュニケーションが確実に取れ、未既読を把握できる「LINE」と連携したデジタルツールを導入しました。

さらに、指導報告書をデジタル化して、会社側が講師と保護者のやりとりや内容をチェックできるように改善。

講師全員がツールの使い方を理解してすぐに活用してくれるよう、導入時にはOJTを行って浸透と定着化を図りました。

改善結果

保護者とのコミュニケーションがとりやすくなり、コミュニケーション量も増加しました。

保護者のスマホのLINEに連絡し、メッセージの未既読を把握できるようになったことで指導側の不安が解消され、反応に対するフォローもしやすくなったといいます。

指導報告書を手書きではなくデジタル化したことで、講師の業務負担が大幅に軽減されました。

タイムリーな報告によって指導の熱心さが保護者に伝わりやすくなり、保護者満足度の向上や退会防止にもつながっているといいます。

参照元：Comiru 導入事例
「Comiruで保護者・教室・本部の三方よしが実現！スムーズな導入と安定運用の秘訣とは」（https://comimag.jp/example/47）

教育業界の業務改善にはDXが有効？

DX化を進めると、子どもの学力アップに対する対応はもちろん、保護者とのコミュニケーションなど、きめ細やかな業務を効率的に進められるようになります。

新型コロナウイルスの流行で人との接触を避ける日々が続いたことによって、学校や塾におけるオンライン授業の普及が加速しました。

タブレットの端末普及やWi-Fi環境などのインフラ整備をはじめ、生徒や保護者の理解が進んだ今こそDX化を進める良い機会と言えるでしょう。

教育業界（学習塾）をIT化した場合のメリット

成績アップ

AI教材の導入によって、個々の苦手を把握し、1人ひとりに合わせた専用のカリキュラムを生成して指導できるようになります。また、学習状況をリアルタイムにチェックできることから、個別フォローもできるようになるでしょう。このようなオーダーメイドの学習と細かな指導が成績アップにつながります。

教材をIT化すると生徒自身が「成長の記録」を見られるようになるため、モチベーションアップにもつながります。今まで以上に前向きに学習に取り組むようになる効果も期待できます。

経費削減

今まではプリントや紙の教材を用いていた授業をタブレット端末で行えるようになります。

保護者への連絡業務も電話やプリントではなくオンラインで行えるようになるため、コミュニケーションの場面でもペーパーレスによる経費削減が実現します。

先生やスタッフの生産性アップ

個々の成績データや習熟度を蓄積できるようになり、生徒は効率よく学習目標の設定ができるようになります。

先生は、これまで大幅に時間や手間を要していたカリキュラムの作成や指導報告の時間を削減できるようになり、生徒や保護者と向き合う時間を長くとれるようになるでしょう。

ITツールやAI教材の導入によって、生徒と先生のどちらの生産性も高まります。

現状把握がDX化を成功させるカギ

業務効率化を実現しようとやみくもにAIやITツールを取り入れても、自社の課題に合わせたシステムでないと現場に定着せず、結局コストだけが増大する結果になってしまいます。

まず業務プロセスを洗い出し、課題を見出だした上で、どのツールを活用するか、ツールをどう定着させるかを知ることが重要です。まずは業務改善のコンサルを受けてから、自社に最適なAIやITツールの導入を進めるようにしましょう。

本サイトでは、中小企業の業務改善から経営課題まで解決してくれるコンサルティング会社を紹介しています。

「自社だけでの業務改善に限界を感じている」「DX化を進めてはみたものの、コスト削減につながっていない」といった課題をお持ちの方は、自社に最適な業務改善の進め方を提案してくれるコンサルティング会社を見つけてみてください。