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中小企業がデジタル化するメリット・デメリットとは?

中小企業がデジタル化する意義や、デジタル化することでのメリット・デメリットについて紹介しています。

目次

中小企業のデジタル化の意義とメリット

現在、企業が生き残るためには「デジタル化」が必要不可欠でもあります。そもそもデジタル化とは、大きく分けて「IT化」と「DX」の2つの意味があります。

アナログをデジタルに変える「IT化」

IT化とは、一般的に従来アナログで行っていた業務をデジタル化させて業務効率化を図ることを意味します。紙の請求書や契約書などをデータ化する「ペーパーレス化」や、対面で行っていた会議や商談をオンライン上で行う「WEB会議」などもその一つです。

デジタル技術をもとに新しい価値を創造する「DX」

DXとは、デジタル技術をもとに既存のビジネルスモデルを進化させて、新たな価値を創造することを意味します。単に業務効率化を図るだけでなく、従来存在しなかったサービスを提供することで、企業価値を高めて、優位性の確立を目指します。

中小企業がデジタル化するメリット

中小企業がIT化やDXなどのデジタル化を行うことで、大きく3つのメリットが得られます。

1:業務の効率化

デジタル化を行うことで、最も実感しやすいメリットが業務の効率化です。2020年に総務省が中小企業のデジタル化への取り組みについて行った調査でも、以下の結果が出ています。

デジタルデータの活用によって得られた効果は?

参照元:総務省「デジタルデータの経済的価値の計測と活用の現状に関する調査研究」(https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/r02/html/nd132120.html

作業時間の短縮、ミスの削減など、デジタル化を行うことで、半数以上の企業が業務効率化の効果を実感しているようです。例を挙げると、紙の注文書をデジタル化した場合、自動で在庫照合や請求書の発行を行うことが可能になります。事務員が在庫確認をして、経理が請求書を発行して、といった流れが不要になるため、作業工数を大幅にカットできるのです。

2:売上アップの実現

デジタル化により情報共有や分析がしやすくなることで、売上のアップも実現できます。上記のアンケート結果にもあるように、意思決定や顧客満足度が向上することで、よりスピーディーに利益を伸ばすことが可能になります。デジタル化が売上増加につながる理由としては、無駄な作業を削減することで、コア業務に充てるリソースが増えることも考えられます。その他にも、売上を向上させるための活用法は様々ありますが、近年は、デジタル化によってオンラインでの販売にシフトし、売上を伸ばしている企業が増えています。

3:新たなビジネスモデルの創造

デジタル化を行うことで、従来存在しなかったビジネスモデルや、新たな価値を創造できるのも大きなメリットです。スマホでタクシーが呼べるサービスや、月額払いでお試し購入ができるサブスクリプションサービスなどもそのひとつでしょう。

より簡単に行えるものですと、デジタル化によって作業工数を減らすことで、商品の納期を短縮することができます。それによって「注文したらすぐ届く」といった付加価値をつければ、競合との差別化を図ることが可能です。

中小企業がデジタル化するデメリット

デジタル化には多くのメリットがある一方、実現に向けてのデメリットもあります。

1:導入時の検討項目が多い

デジタル化を行う際は、業務分析、ツールの選定、コスト対効果など、様々なことを検討しなければなりません。デジタルツールにも、情報共有、顧客管理、営業支援と多種多様なものがあり、さらにメーカーによって機能も異なるため、自社に最適なツールを見極めるのはなかなか困難です。その上、実際に導入してうまく活用できるのか、なかなかイメージしづらいのも、足踏みしてしまう原因となっているようです。

2:セキュリティ面での対策が必要

デジタル化を行うことで、厳重なセキュリティ対策が必要になります。デジタルデータは書類とは違い、改ざんや情報漏洩のリスクがあるため、セキュリティ対策を怠ると企業が大きな信頼を失ってしまいます。対策としては、セキュリティソフトの導入や、アクセス権限の設定が必要です。社内にセキュリティに詳しい社員がいない場合、セキュリティに関する知識も身に付けなければなりません。

3:システム障害や故障時の対策

デジタル化によって業務の効率化ができる一方、システムが使えなくなると、何もできなくなってしまいます。どんなに優秀なシステムでも、システム障害や故障は一定数発生します。事前にシステム障害が起こった時のマニュアルの作成や、データのバックアップ等を行って対策をしましょう。

4:デジタル化推進のための時間・人員の不足

デジタル化が進まない原因のひとつが「導入の検討をする時間がない」「運用をマネジメントする人手が足りない」「ITに詳しい社員がいない」といった時間や人員不足の問題です。デジタルツールは、定着こそすれば、大幅な業務の効率化が図れますが、そこに辿り着くまでに多くの時間がかかります。

人員や時間が足りない場合は、外部のコンサルティングなどを活用して、デジタル化を進めると良いでしょう。多くの企業がデジタル化を推進する中、いつまでも足踏みをしていては、将来的に企業の存続リスクを招いてしまう可能性も考えられます。

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