業務改善案の実行

中小企業で業務改善を行う際の「プロセス3：業務改善案の実行」について、実行計画の作成、効率的な進め方、改善策を実行する際の注意点などをお伝えしています。

中小企業の業務改善案実行の効率的な進め方

業務改善案はやみくもに実行しても、なかなか思ったような効果は得られません。業務プロセスの見える化を行い、具体的な改善案が決まったら、以下の流れで改善策を進めていくと良いでしょう。

STEP1：業務改善計画の具体化

効率的に改善策を進めていくためには、全体計画書と改善策ごとの計画書を作成するのがおすすめです。全体計画書には、目標、収益改善計画、改善策ごとの目標期日などを記入します。一方、改善策ごとの計画書では、課題テーマ、目標、具体的な手法、担当者、KPIなどを設定します。

KPIとは目標達成に向かって、プロセスが適切に実行されているかを評価する指標のことです。月次、週次など、定期的にパフォーマンスを評価することで、改善策の分析がしやすくなり、従業員のモチベーションを高めるメリットもあります。

STEP2：環境の準備

KPIを定めた実施計画を作成したら、改善策を実行するための環境を整えます。プロセスや体制の変更、マニュアル作成、現場教育など、様々な準備が必要です。システムやツールを導入する際は、それらに関するマニュアルの作成や、従業員への研修時間を確保する必要もあります。コア業務に支障が出ないよう、スケジューリングを行いましょう。

STEP3：従業員への周知・実行

改善策を実行する際は、あらかじめ従業員へ周知することも大切です。課題、目標、期日など、プロジェクトリーダー以外の社員ともしっかり共有することが、目標達成への近道となります。

現場からネガティブな意見が出る可能性

業務改善についての周知や説明が不十分な場合、現場からネガティブな意見が出ることがあります。とくにプロセスや体制を変更したり、新たなシステムを導入したりする場合は、通常業務以外の負担がかかるため、反感を持つ従業員が出てくることは想定しておくと良いでしょう。

ネガティブな意見を出さない為の解決策とは？

現場からのネガティブな意見を減らすためには、課題と目標を社内全体でしっかりと共有することが大切です。プロジェクトの初期段階で、関係部門から1名ずつ代表を集めて、連絡を密に取り合うと良いでしょう。あらかじめ反感を買わないよう、プロジェクトを進めていくことも可能です。

また、業務改善のやりっぱなしを防ぐためには、改善策ごとのKPIや検証方法を計画して実行することが重要です。