業務可視化分析について

業務の可視化（見える化）は情報整理にとどまらず、組織全体の課題を浮き彫りにし、改善へと導く戦略的アプローチです。業務可視化分析は、プロセスの全体像を俯瞰することで、現状把握から改善アクションまでを論理的に導くための土台を築きます。

この記事では、業務可視化分析のメリット、進め方、具体的な手段を解説します。

業務可視化分析とは

組織内の業務が「いつ」「どこで」「誰が」「どのように」行われているかを図や表を用いて可視化します。現状を数値とプロセスの両面から分析することで、課題を特定し改善アクションへつなげる手法です。

可視化されたデータに基づき分析し、業務効率と企業価値の同時向上を目指せます。

業務を可視化することのメリット

問題点と無駄の「見える化」による
改善促進

メリットは、現状の業務に潜む「無駄・課題」が明確になることです。業務フローを図式化することで、経営層や部門長が全体像を把握しやすくなり、改善すべき箇所の特定が容易になります。

たとえば、特定の業務に時間がかかりすぎている、属人化している、重複作業が発生しているといった課題は、可視化を通じて具体的に洗い出すことが可能です。

課題が明確になることで、業務の効率化や工数削減につながり、経営効率や生産性の向上を実現できます。

業務全体の把握による
意思決定の迅速化

業務の断片的な情報ではなく、「プロセス全体」を見通せるようになります。業務の流れをフローチャート化することで、業務間の関係性や依存性が明らかになり、経営判断や人員配置の見直しといった戦略的な意思決定を迅速に行うことが可能です。

業務の全体像を把握することは、今後のDX推進や業務改革の基盤構築にも直結します。

生産性向上と人的リソースの配分

業務の無駄や非効率な点を可視化することで、人員配置やプロセス設計を見直すことが可能です。作業の効率化だけでなく、従業員の負荷軽減やチーム全体の生産性向上が期待できます。

「働き方改革」や人手不足への対応が経営課題となる中で、業務可視化はこれらの課題に対する極めて有効なアプローチといえます。

業務可視化分析をする際の注意点

業務可視化は、単なる業務の棚卸しではありません。何を目的に可視化するのか、その先にどのような成果を目指すのかを明確にすることが重要です。

目的が定まらないまま着手してしまうと、途中で方向性がぶれたり、関係者の認識がずれたりして、プロジェクトが頓挫するリスクがあります。KPIやKGIといった定量目標を定めたうえで、対象業務のスコープを明確にし、経営層や関係部署と認識を合わせておく必要があります。

業務可視化分析の進め方

業務可視化分析は、以下の5つのステップで進めることが効果的です。

• 目的・ゴールの設定：なぜ可視化するのか、具体的な目標（KGI/KPI）を定める。
• 現状業務の可視化と分析：対象業務のフローを洗い出し、課題を抽出する。
• 新たな業務プロセスの設計：課題解決に向けた理想の業務フローを構築する。
• 実行と定着化：新プロセスを導入し、マニュアル化や研修で社内に浸透させる。
• 効果測定と継続的な改善：定期的に効果を測定し、改善を続ける（PDCA）。

まずは目的と対象範囲を明確にし、現状の業務を詳細に分析することから始めましょう。業務フローの再設計、マニュアル化、全社共有を経て、PDCAサイクルで改善し続けることが成功の鍵です。

業務可視化分析を
行うための手段

目的や社内リソースに応じて、適切な手段を選ぶことが重要です。主なアプローチを3つに分類してご紹介します。

自社で取り組む

コストを抑えつつ、現場の理解を深められるメリットがあります。代表的な方法として、業務フローの図式化やマニュアル作成、タスク管理表の導入などが挙げられます。

ただし、現場主導だけでは視野が限定されやすく、改善ポイントの発見が難航する場合もあるため、定期的な振り返りと改善を前提とした運用が求められます。

ツールを活用する

専用ツールの導入も有効な手段です。業務プロセスの可視化を自動化する「業務可視化ツール」や、画像・動画で手順を整理できる「マニュアル作成システム」などがあります。「PC操作ログ収集ツール」を活用することにより、実際の稼働状況や負荷を客観的に把握できます。

コンサルタントを利用する

社内に十分なノウハウがない場合、外部の視点と知見を取り入れることが有効です。コンサルタントは業務改善のフレームワークや知見を基に、業務整理の具体的な進め方を支援します。企業が自ら課題を認識し、改善に向けて動き出すための土台作りを担うのです。

特に「どこから着手すべきかわからない」「属人化が進みすぎている」といった状況では、第三者の客観的な視点が突破口となるでしょう。

コンサル活用で「思わぬ発見」も

業務可視化分析は現場の課題を「見える化」し、改善に向けたアクションを取るための重要な手段です。自社での内製による取り組みも一つの方法ですが、必ずしもすべてを自社だけで行う必要はありません。

特に「何から手を付けるべきか分からない」「過去に改善に取り組んだがうまくいかなかった」といった企業では、外部のコンサルタントや専門ツールの活用も有効です。第三者視点での現状分析や改善提案は、思わぬボトルネックの発見にもつながるでしょう。

下記のページでは「経理部」「人事部」「総務部」といったバックオフィス業務を得意とする業務改善コンサルをピックアップしています。ぜひチェックしてみてください。