働き方改革は、政府主導の施策として2016年から本格的に始まり、「労働時間の見直し」「柔軟な働き方の推進」「正規・非正規間の格差解消」を柱とした取り組みです。
本ページでは、働き方改革を推進する上で、働く環境を改善する業務効率化にフォーカスし解説します。効率化のヒントとして、ご参考ください。
業務効率化とは、業務プロセスの中から「ムリ・ムダ・ムラ」を発見し、それらを取り除くことでリソースの投入量を減らしながら、同等の成果を維持することを指します。
一方で、生産性向上とは「より少ないインプットで、より大きな成果を得る」ことを意味します。リソースの投入を抑えつつ、アウトプットを増加させることが目標です。
業務効率化は、生産性向上のための戦略的施策の一つと位置付けられます。効率化によって確保された時間やリソースを、新たな価値創出や社員のスキルアップへ再投資が可能です。
単なる時間削減ではなく、従業員の満足度や組織の成長にも直結する取り組みです。ここでは、業務効率化がもたらす3つの代表的なメリットについて解説します。
業務効率化の効果の一つは、労働時間の短縮です。業務の進め方を見直し、無駄な工程や非効率な手順を排除することで、限られた時間内により多くの成果を挙げることが可能になります。
たとえば、属人化した作業やアナログな管理方法を見直し、ツールの導入や業務フローの標準化を進めることで、これまで長時間かかっていた業務を大幅に短縮できます。
業務の整理・効率化を進めることで、手戻りや二重作業といった無駄を省けるため、結果としてヒューマンエラーの発生リスクを下げることが可能です。
特に定型業務については、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）などの自動化ツールを活用することで、作業ミスの削減に直結します。
加えて、ストレスや疲労による集中力の低下も抑制でき、業務品質の安定化という観点でも高い効果が期待できます。
単純作業やルーティンワークに追われる時間が減れば、創造的な業務や自身の強みを活かした業務に集中できる環境が整います。
個々のスキルがより発揮されやすくなり、成果に対する評価や報酬の実感が得られやすくなるのです。
結果として、従業員のエンゲージメントが向上し、離職率の低下や職場定着率の改善にもつながります。
効率的な業務遂行の第一歩は、目的と全体像の明確化です。何を達成するための仕事なのかを把握することで、重要なタスクに集中できる環境が整います。
具体的な作業に着手する前に、ゴールと必要な工程を可視化することで、優先順位が明確になり、無駄な作業を減らすことが可能です。
業務効率化を図る上では、「ムリ・ムダ・ムラ」の排除が基本です。特に「ムダ」の部分を見直すことは、最初に取り組むべき重要な工程といえます。日々の業務において「この作業は本当に必要か」と問い直す習慣が、継続的な業務改善につながります。
単純だが、手間のかかる繰り返し作業は意外と多く存在します。こうした作業は、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）などの活用により、自動化することで業務の効率化が可能です。
データの入力や集計、定型メールの送信など、人的ミスの防止や作業時間の削減が実現できます。
業務の属人化を防ぐためにも、マニュアルとフローチャートの整備は欠かせません。業務のやり方を可視化・標準化することで、誰もが同じ品質で仕事を進められます。
マニュアルは文面や図解を用いて読み手にとって理解しやすい構成にすることが重要です。業務の流れを一目で把握できるフローチャートを組み合わせることで、チーム全体の業務効率が高まります。
現場の課題に即したツールを選定し、業務のデジタル化を促進することが有効です。タスク管理ツール、オンラインストレージ、ルーティン業務を自動化するRPA・AI管理ツールなど、使いやすさと導入目的への適合度を重視しましょう。
自社だけでの改善に限界を感じた場合には、専門家の力を借りることも有効です。
業務改善やDX推進に精通したコンサルタントは、第三者の視点から現状を分析し、適切な改善策を提示してくれます。
特に、複数部門にまたがる課題や、既存フローの大規模な見直しには、外部の知見が解決の糸口になることがあります。
課題はどこにあるのか、自社のムリ・ムダ・ムラを把握することが重要です。労働時間でカバーするのではなく、業務の効率化によって根本的に見直すことが働き方改革につながるといえます。
本サイトでは、業務改善に関する情報を紹介しています。職種・業種別の業務改善や、業界別のコンサルタントなど、課題や相談先まで紹介していますので、推進方法に悩んでいる方はご活用ください。
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