介護業界では人手不足に加え、高齢化の進行で利用者が増加し、その結果、現場の業務負担が深刻化しています。煩雑な入力や書類管理に追われ、効率化の必要性を感じている施設管理者も少なくありません。
本記事では、コンサルティング会社を利用した介護業界の業務改善事例を紹介します。効率化のヒントや外部サービス活用法もお伝えしますので、ぜひ業務改善の参考にしてください。
介護業界が直面する課題に対し、コンサルティング会社が支援した業務改善事例を見ていきましょう。
ある介護施設では、専門人材や教育リソースの不足に加え、チェック機能の不備が原因で経理業務の遅延や人的ミスが発生し、担当者の疲弊と離職リスクが高まっていました。その結果、経理部門は過剰な業務負担を抱えることが大きな課題となっていました。
MARKコンサルタンツに相談し、経理責任者と連携して業務フローの再編成を行い、既存経理担当者の育成と一部業務の外注化（アウトソーシング）を推進しました。これにより、作業時間と入力ミスの大幅な削減を実現しています。
結果として、経理部門の業務負荷は約50%軽減。業務が適正化され無駄が排除されたことで、職員は利用者ケアに、経理担当者も本来の分析業務に集中できる大きなメリットを享受しています。
秋田県に拠点を置く介護事業所では、給与計算や勤怠管理業務の担当スタッフが限定され、業務が属人化していたことにより、急な欠員時に業務が滞る事業継続リスクを抱えていました。特にコロナ禍において、属人化が事業継続に大きなリスクとなると痛感していました。
この課題に対し、コンサル会社であるニット（HELP YOU運営）は、オンラインアウトソーシングサービス「HELP YOU」を提供し、その導入を支援しました。
同社は給与計算や勤怠管理などのバックオフィス業務を中心にアウトソースを開始。リスク分散と安定稼働を重視し、チーム体制で業務にあたり、既存ITツールとの連携も可能なパートナーを選定しています。
結果として、業務の属人化が解消され、担当者不在時も安定した業務継続体制が確立されました。事業運営の持続可能性が向上し、職員は本来の業務に集中できるようになっています。
首都圏の介護施設では、経理業務を含むバックオフィス業務が職員の大きな負担となっていました。特に、利用者ごとに金額が変動する家賃や光熱水費の複雑な算出、手書きでの請求書発行・現金徴収、さらにはこれに伴う帳簿付けや現金管理のリスクが現場の時間を奪っていたのです。
サービス管理責任者も、複雑な請求業務に関するフォローや現金精査に追われ、本来の業務に集中できない状況でした。
抱えていた課題に対し、芙蓉アウトソーシング＆コンサルティングのBPOサービスを導入。家賃・光熱水費の複雑な請求計算から発行、収納代行まで一気通貫で委託しました。
BPOサービス導入の結果、専門家による正確な処理と業務代行により、職員は現金徴収や煩雑な計算・書類作成から解放され、本業である利用者様への介護業務に専念できるようになりました。請求業務の負担が大幅に軽減され、業務の質も向上しています。
少子高齢化に伴い利用者数が増加し、人材不足と相まって職員一人ひとりの業務負担が拡大しています。特に経理部門では入退所手続きや請求、給与計算などの煩雑な作業が日々発生し、手作業や属人化されたプロセスでは多大な時間と労力を要している状態です。
その結果、利用者様への直接的なケアに充てる時間が削られ、サービス品質を維持・向上させたいという現場の思いとの間でジレンマが生じています。
また、業務の多様化と知識・経験の集中により、担当者不在時や異動・退職時の業務停止リスクや引き継ぎコストが増大。人材不足と増加する需要は業務効率の低下と職員の疲弊を招いています。
介護業界で業務改善を成功させるためには、具体的な方法と手順が大切です。まず、現状の業務を客観的に見つめ直し、非効率な部分の特定から始めましょう。
業務改善を進める上で役立つのが、「5S活動」と「3Mの削減」という概念です。
| 5S活動 | 「整理・整頓・清掃・清潔・しつけ」の5つのSを徹底することで、職場環境を改善し、無駄をなくします。 |
|---|---|
| 3Mの削減 | 「ムリ・ムダ・ムラ」をなくすことで、業務プロセス全体の効率化を図ります。 |
業務適正化の視点から、現状の課題を浮き彫りにし、改善点を発見できるでしょう。
厚生労働省が公開している「介護施設における生産性向上に資するガイドライン」も、業務改善の大きな指針となります。具体的な項目として、以下の7点が挙げられています。
厚生労働省が示すガイドラインは、介護現場の実情に合わせた具体的な改善策を示しています。特に「手順書の作成」や「記録・報告様式の工夫」は、経理部門の煩雑な入力業務や書類管理の効率化に直結するポイントになるでしょう。
業務改善の手順はわかっても、自社だけで進めるには時間と専門知識、特にIT人材が不足している場合が多いでしょう。時間や専門知識、IT人材が不足している場合、自社単独で業務改善を進めることは困難です。
そこで検討したいのが、業務改善に強いコンサルティング会社の活用。自分たちの業務の何が問題なのかを可視化し、解決策を提示してくれます。BPOの機能を持つコンサルティング会社もあり、人手が足りない場合は業務をアウトソーシングすることも可能です。
介護業界は人手不足や高齢化からの利用者増加で、経理等のバックオフィス担当でも業務負担が深刻化しています。この記事では、オンラインサービス導入やアウトソーシングなど、コンサルティング会社を活用した業務改善事例からプロセスの適正化と現場の負担軽減策を紹介しました。
特に自社で課題を抽出したり、具体的な解決策が提示できなかったりする場合、業務改善コンサルティング会社の活用が有効です。バックオフィス業務に強い専門の人材が標準化や属人化排除、効果可視化を支援することで、持続可能な運営と介護の質向上を実現してくれるでしょう。
下記のページでは、アウトソーシングにも対応できる現場に強いおすすめの業務改善コンサル会社を部署別に紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。
業務改善を進めるにあたっては、自社の課題や体制に合った支援パートナーの選定が重要です。ここでは、部署別の業務課題に対応し、アウトソーシングも含めた柔軟な支援が可能な業務改善コンサル会社をご紹介します。
経理部門のアウトソーシングを35年※1継続し、顧客満足度85.5％※2と質の高いサービスを提供。
ITコーディネータが17名在籍※3。業務のボトルネックを可視化し、独自ツールの開発を含めて課題解決まで伴走支援。
3,000社以上※4の人事プロジェクト経験があり 、採用・労務・組織管理をトータルでサポート。
AI開発企業との協業により、面接支援や応募者スクリーニングなどをAIで自動化。評価のばらつき低減にも貢献。
総務領域で25年※1の実績を誇る。属人化・ブラックボックス化した業務を可視化し、効率化に導く。
総務にとどまらず、組織全体の支援に対応。突発的なタスクにも、常駐・スポット対応など柔軟な体制で支援可能。
