教育業界では紙ベースの非効率さが深刻化し、入力作業やルーチン業務が大きな負担になっています。IT人材も不足し、「何から手をつければいいか分からない」という声も少なくありません。
本記事では、教育業界の改善事例をご紹介します。効率化に向けた実践的な取り組みや、外部サービスの活用法を解説しますので、ぜひ業務改善にお役立てください。
教育業界が直面する課題に対し、コンサルティング会社が支援した業務改善事例を見ていきましょう。
東洋大学では、ネットワーク環境の老朽化、学生増加に伴うトラフィック増大、そして複雑な管理体制が課題でした。
従来のネットワーク構築も手掛けていたNTTデータビジネスシステムズは、既存ネットワーク全体を熟知しており、この課題に対し、5年間のグランドデザインを策定。
多種多様なリクエストを柔軟に汲み取りながら、ネットワーク基盤のアップグレードを支援しました。コアネットワークの強化やインターネット接続の統合、冗長化された機器導入などが含まれます。
その結果、通信速度が大幅に向上し、ネットワークの安定性が改善。PCの動作速度が速まり、学生の満足度も高まるなど、大学全体のICTサービスが安定稼働するようになっています。
学習指導要領の改訂ごとに発生する大量の教材更新と、それに伴う教材管理情報の整理・入力が、教育機関E社にとって大きな負担となっていました。
E社ではこの課題を解決するため、教材管理や加工業務に関する豊富な実績とコストパフォーマンスの高さを評価し、サイバーテックの「ITアウトソーシング」サービスを導入することを決定。
サイバーテックは教材に関するノウハウを活かし、教材データの内容を理解したうえで、情報の整理や入力といった教材管理業務を代行。現場の意図を正確に反映しながら、正確かつ効率的な運用を支援しました。
その結果、E社は低コストで高品質な教材管理を実現でき、煩雑な業務から解放されたことで、本来注力すべき教材の企画や教育活動に専念できる体制を整備しました。
ある学習塾では、生徒一人ひとりの学習効果向上と、それに伴う業務効率化が課題でした。特にIT人材不足の環境で、デジタル化の推進が困難な状況も存在しました。
ノーコード総合研修所は、この課題に対し、現場のニーズに合わせた学習支援アプリ導入を支援。講師の運用フローに合わせたダッシュボード設計や個別カリキュラム配信、学習進捗管理、演習履歴をメール通知して保護者と連携するなどの機能を実装しています。
結果として、学習効果の向上（例：生徒の合格率向上）と業務効率化を実現しました。「現場との密な連携」や「段階的な展開」が成功要因となり、IT人材が不足していてもデジタル化の恩恵を受けられるようになっています。
教育業界では、「紙ベースでの運用」や「円滑な連携を妨げるコミュニケーションの課題」が大きな業務課題となることがあります。これらは日々の業務を滞らせ、経営効率を低下させる原因です。
例えば、生徒の個人情報や成績管理が紙ベースの場合だと、データの検索や集計に時間がかかり、誤入力のリスクも。成績通知や利用費請求なども、情報共有の遅れや連絡ミスが発生しやすくなります。
部署間の情報共有不足も業務の重複や対応のバラつきを招く要因となり、時間とコストの無駄を生むことで本業の教育活動に支障をきたします。
教育業界で業務改善を成功させるには、具体的な課題解決に向けたアプローチが不可欠です。以下に、効率化を実現するための主要なポイントを挙げます。
| 紙ベース運用からの脱却 | ・生徒管理システム、学習支援ツール導入によるデータの一元管理 |
|---|---|
| コミュニケーションの効率化 | ・保護者・生徒との連絡手段のデジタル化（アプリ、メールなど） ・情報共有ツールの導入による教職員間の連携強化 |
| 業務プロセスの自動化 | ・RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）による定型業務の自動化 ・AIを活用した採点、集計業務の効率化 |
| 外部リソースの活用 | ・業務改善コンサルティング会社による適切なソリューションの提案・実行 ・バックオフィス業務のアウトソーシング（経理、労務など） |
| DX推進 | ・生徒管理システムや学習支援ツールの導入 ・バックオフィス業務のアウトソーシング ・コンサルティングサービスの活用 |
紹介した5つのポイントを押さえることで、業務の効率化と教育サービスの質の向上を実現可能です。今回提示した多岐にわたる改善を確実に進めるためには、専門的な知見を持つ業務改善コンサルティング会社への依頼も有効な選択肢となります。
事務作業や教材管理、保護者対応といった「現場を止めずに続けなければならない業務」に追われている学習塾にとって、業務改善は待ったなしの課題です。
しかし、どんなに優れたツールを導入しても、それだけですべての課題が解決するとは限りません。自塾の状況や運営スタイルに合っていなければ、せっかくの取り組みも効果が出ず、かえって現場の混乱を招いてしまうこともあります。
そこで有効なのが、業務改善に精通したコンサルティング会社の活用です。第三者だからこそ持てる客観的な視点と、教育業界に特化したノウハウが、自塾の現場に即した改善策の立案と実行を支援してくれます。
業務改善を進めるにあたっては、自社の課題や体制に合った支援パートナーの選定が重要です。ここでは、部署別の業務課題に対応し、アウトソーシングも含めた柔軟な支援が可能な業務改善コンサル会社をご紹介します。
経理部門のアウトソーシングを35年※1継続し、顧客満足度85.5％※2と質の高いサービスを提供。
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