業務改善の重要性は認識しつつも、日々のタスクに追われ、具体的なアクションまで繋げられていないというのが、多くの企業が直面している実情です。
この記事では、業務改善の基本的な考え方から、具体的な進め方、そして成功の鍵となるポイントまでを分かりやすく解説します。成功事例もご紹介しますので、自社の課題と照らし合わせながら、解決のヒントを見つけるためにお役立てください。
業務改善を成功させるためには、『何を取り除くべきか』という問題発見の視点が重要です。さらに、『何を目指すべきか』というゴールの視点も併せ持つ必要があります。
以下では、この2つの視点から業務改善の全体像を解説します。
業務改善とは、既存の業務プロセスに潜む3M「ムリ・ムダ・ムラ」をなくし、生産性を向上させるための活動です。単なる精神論ではなく、非効率な作業を具体的に特定し、排除・改善していく実践的な取り組みを指します。
「3M」とは、具体的に以下の状態を指します。
| ムリ（無理） | 担当者の能力や、設備の許容量を超える過大な負荷がかかっている状態。 |
|---|---|
| ムダ（無駄） | 能力に対して負荷が少なく、作業に手待ち時間が発生したり、過剰に何かを生み出してしまっている状態。 |
| ムラ（斑） | 業務の進め方が標準化されておらず、担当者によって作業時間や成果にバラツキが生じている状態。 |
業務改善を考える際には、「QCD」の3つの要素をバランス良く向上させることが重要です。QCDとは、それぞれ以下の頭文字を取った言葉です。
| Q（Quality：品質） | 製品・サービスの質の向上、業務上のミスやエラーの削減に関わる要素。 |
|---|---|
| C（Cost：コスト） | 人件費、経費、材料費などの費用の削減に関わる要素。 |
| D（Delivery：納期） | 顧客への納品やサービスの提供、社内業務の処理にかかる時間の短縮に関わる要素。 |
紹介した3つの要素は、どれか1つを追求すると他の要素に影響が出やすい「トレードオフ」の関係にあります。
例えば、コスト削減（C）だけを急ぐあまり、業務品質（Q）が低下してしまっては意味がありません。
経理部門で煩雑なデータ入力プロセスを見直す場合も、3つの視点でバランスを取りながらゴールを設定することが実践的な改善に繋がります。具体的には『コストや時間（C,D）を削減しつつ、入力ミスを減らし精度（Q）も高める』ような目標を掲げるとよいでしょう。
現代のビジネス環境において、業務改善は企業の持続的な成長に不可欠です。
その背景には、少子高齢化による「生産年齢人口の減少」という課題があります。また、テレワークなど「はたらき方の多様化」も避けては通れない社会的変化です。
限られた人材で高い成果を出し続けるためには、従来のやり方を見直し、より効率的な働き方を実現しなければなりません。
業務改善は、企業が時代の変化に対応し、厳しい競争を勝ち抜くための重要な経営戦略の一つです。
業務改善に取り組むことで、企業は多くの効果やメリットを享受できます。代表的なものとしては、作業時間短縮による生産性の向上や、ペーパーレス化などがもたらすコストの削減が挙げられます。
しかし、メリットはそれだけではありません。業務が標準化されることで、特定の人にしかできない属人化が解消され、業務品質も安定します。
その結果、従業員は日々の雑務から解放され、より創造的なコア業務に集中できるようになります。コア業務への取り組みで、従業員の仕事への満足度やモチベーションが向上することが期待できます。
業務改善を成功に導くためには、正しいステップで計画的に進めることが大切です。
目的が曖昧なままでは、現場の混乱を招き、かつて経験したような「机上の空論」で終わってしまう可能性があります。
基本的には、以下のステップで進めていきます。
| 1.現状把握と課題の可視化 | はじめに、担当者へのヒアリングなどを通じて、誰がどのような業務を行っているかを客観的に洗い出します。 |
|---|---|
| 2.課題の分析・方針策定 | 可視化された情報をもとに根本的な課題を特定し、改善の優先順位を決定します。この際、「ECRS（イクルス）」などのフレームワークを用いると、改善のアイデアを出しやすくなります。 |
| 3.改善計画の策定 | 具体的な改善策と、達成目標（KPI）、スケジュールを計画します。 |
| 4.実行・評価 | 計画を実行し、効果を測定して改善を繰り返します（PDCAサイクル）。 |
| 5.成功のための注意点 | 業務改善がうまくいかない原因の多くは、「現場との連携不足」や「従業員の協力が得られない」ことにあります。特に、過去の経験から改善活動にネガティブな感情を持つ従業員がいることも少なくありません。 |
業務改善の進め方や注意点を踏まえた上で、次は実践例を見ていきましょう。
理論と実践を結びつける有効な方法の一つは、成功した他社の事例から学ぶことです。
様々な業界が抱える特有の課題と、業務改善コンサルティングを通じてどう乗り越えたのか、具体的な事例をご紹介します。
少子高齢化を背景に介護サービスの需要が増加する一方、現場は深刻な人手不足に直面。多くの介護施設では、煩雑な記録業務や書類管理に時間を取られています。
職員には、本来最も大切にすべき利用者へのケアに十分な時間を確保できないジレンマが生じています。現場の課題を解決し、職員が本来のケア業務に集中できる環境を整えた企業の事例から、改善のヒントを探りましょう。
保育業界は、慢性的な保育士不足と業務量の多さに悩まされています。
日々の保育記録や指導計画の作成、保護者への連絡といった多岐にわたる業務が、保育士の大きな負担となっているのが現状です。
職員の負担を軽減し、子どもたちと向き合う時間を確保するために、現場ではどのような改善が行われたのでしょうか。具体的な取り組みを見ていきましょう。
学習塾や大学といった教育の現場では、今なお紙ベースでの運用が多く、非効率な事務作業が大きな課題となっています。
生徒情報の管理や教材の更新、保護者とのコミュニケーションといった日々の業務が、職員の負担を増大させているケースも少なくありません。
教育業界のアナログな業務プロセスがもたらす課題に対し、教育の質と職員の働きやすさを両立させた事例から、ヒントを探っていきましょう。
厳格な規制やコンプライアンスが求められる金融業界では、デジタル化の波とどう向き合うかが大きなテーマです。
膨大な紙の書類や複雑な押印プロセスや長年利用してきたレガシーシステムが、業務改善を進める上での高い壁となっています。
経理部門とも親和性の高い複雑な課題を解決し、次世代の業務基盤を構築した金融機関の事例から、具体的なアプローチを探ります。
業務改善を進めるにあたっては、自社の課題や体制に合った支援パートナーの選定が重要です。ここでは、部署別の業務課題に対応し、アウトソーシングも含めた柔軟な支援が可能な業務改善コンサル会社をご紹介します。
経理部門のアウトソーシングを35年※1継続し、顧客満足度85.5％※2と質の高いサービスを提供。
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総務にとどまらず、組織全体の支援に対応。突発的なタスクにも、常駐・スポット対応など柔軟な体制で支援可能。
