不動産業界では、膨大な業務量による長時間労働が課題になりがちです。ここでは、不動産会社がコンサル支援を受けて業務改善を実現した事例をご紹介しています。業務改善のポイントなどもまとめていますので、ぜひ参考にしてください。
丸八不動産グループでは、マンションの建設販売やマンション・アパート管理などを行っています。
Wewillに業務改善コンサルを依頼した当初、丸八不動産グループでは「管理戸数の増加によって、経理業務に大きな負担がかかっている」という課題を抱えていました。とくに繁忙期には経理業務が圧迫されており、入退去に伴う敷金返金業務や、リフォーム工事請求書の支払業務の取りまとめが多数あるといいます。
Wewillのサポートを受けた結果、工事代の請求書突合を効率的に行えるようになりました。以前は毎月1,000枚近くの書類の突合を手作業で行っていましたが、業務工程の見直し（可視化）やデータ活用による自動照合によって作業時間を短縮。今まで3日間ほどかけていた作業を1日かからずに終えられるようになったそうです。
東京・千葉・埼玉エリアで建設不動産業を行う株式会社アメニティジョイハウスが、業務効率化を実現した事例です。
同社では、投資用新築アパートの建設をメインで行っており、ひとつの案件に複数の部署が携わる体制をとっています。しかし、部署間で作業が重複するケースが多く、ムダな作業の発生を改善する必要がありました。また、部署間の連携にも問題を抱えており、情報共有が上手くできていなかったといいます。
そこで、TOMAコンサルタンツグループに相談し、業務効率を上げるためのシステム構築を依頼。新システムの導入により、重複作業の削減はもちろん、事業全体の流れを可視化することにも成功しました。受注案件に携わる部署間で「共通言語」ができたことから、効率的に業務を行えるようになったそうです。
マンション建設をメイン事業とする株式会社長谷工コーポレーションが、新システムを導入して業務改善を実現した事例です。
同社では、「旧システムに機能を追加する対応をとっていたが、複雑化してしまったことで業容拡大に対応できない」という問題を抱えていました。
そこで、NTTデータビジネスシステムズに相談し、会計/購買システムの再構築を決定。「旧システムと画面が大きく異なると、現場が混乱してしまうのではないか」という不安があったため、NTTデータビジネスシステムズでは「現場スタッフが触れる画面部分は旧システムに似せて開発する」ことを提案しました。
新システム導入の結果、業務効率化を実現。とくに経理業務においては、データのバッチ処理が不要になったことでムダな待ち時間を大きく削減できたのだそうです。
不動産会社では、顧客対応から物件管理、内覧対応、売上管理やオーナー対応といった多岐にわたる業務を行っています。顧客やオーナーへの迅速な対応が求められるため、突発的な業務への対応を余儀なくされることも。
そのうえ、対面での対応や紙ベースでの業務といったアナログな作業が多く、「そもそも業務量が多いのに、アナログな作業に時間を取られる」というのが現状です。膨大な業務量をこなすために、社員の長時間労働が問題となるケースが多いでしょう。
さらに、不動産業界では人手不足も深刻化しています。膨大な業務量によって残業や休日出勤が常態化してしまえば、離職者が発生し、さらに人手不足に陥るという悪循環が発生してしまうでしょう。
業務プロセスを徹底的に見直し、フローチャート化することで、業務の全体像を把握しやすくなります。「どの業務でムダが発生しているのか？」「属人化している業務は何か？」がわかるため、業務効率化に必要な施策を見極めやすくなるでしょう。
また、業務プロセスを可視化すれば、どの社員でも業務の流れを理解しやすくなります。案件の進捗状況も掴めるため、情報共有も効率化します。
不動産業では、紙ベースの業務が多いのが現状です。しかし、紙ベースの業務では書類の整理や管理に時間がかかるため、業務時間が長くなりがちです。また、手作業による人的ミスの発生や、テレワークに対応しにくいといったデメリットもあります。
そこで、ペーパーレス化を図るのがおすすめ。電子契約サービスの導入やデジタル文書を一元管理できるシステムの導入を行い、紙ベースでの業務量を削減しましょう。紙ベースでは個人の管理手法に頼りがちで属人化していた業務も、デジタル化によってフローを標準化することで、作業品質の均一化が図れます。
IT技術を駆使して不動産業務の効率化を図ることを「不動産テック」と呼びます。たとえば、物件データの管理や契約業務、契約書管理などをデジタル化することで、これまでにかかっていた膨大な作業時間を大きく削減できます。
ただ、システム導入時には、「自社に合ったシステムの選定」や「現場の混乱回避のための段階的な導入」が重要。不動産テックによる効率化を図る際は、コンサル会社などのプロのサポートを受けることをおすすめします。
不動産会社がこれまで以上の成果を上げるためには、「膨大な量の業務をいかに効率化するか」がポイント。コンサル会社に相談し、属人化している業務やムダな作業を削減して高効率・高品質な業務を実現しましょう。
当サイトでは、業務改善コンサル会社をまとめているほか、業務改善コンサルに関する有益な情報をご紹介しています。「業務を効率化したい」「業務上の課題を解決したい」と考えている方は、ぜひチェックしてみてください。
業務改善を進めるにあたっては、自社の課題や体制に合った支援パートナーの選定が重要です。ここでは、部署別の業務課題に対応し、アウトソーシングも含めた柔軟な支援が可能な業務改善コンサル会社をご紹介します。
経理部門のアウトソーシングを35年※1継続し、顧客満足度85.5％※2と質の高いサービスを提供。
ITコーディネータが17名在籍※3。業務のボトルネックを可視化し、独自ツールの開発を含めて課題解決まで伴走支援。
3,000社以上※4の人事プロジェクト経験があり 、採用・労務・組織管理をトータルでサポート。
AI開発企業との協業により、面接支援や応募者スクリーニングなどをAIで自動化。評価のばらつき低減にも貢献。
総務領域で25年※1の実績を誇る。属人化・ブラックボックス化した業務を可視化し、効率化に導く。
総務にとどまらず、組織全体の支援に対応。突発的なタスクにも、常駐・スポット対応など柔軟な体制で支援可能。
