中小企業の業務改善に役立つツールやシステム

中小企業の業務改善のために、役立つルールやシステムはたくさん提供されています。ただし、闇雲に導入しすぎてしまうと、何をどれで管理すればよいのかわかりにくく、かえって業務を煩雑にしてしまう恐れがあります。まずはどんな業務改善が必要であるのかを考え、必要なツール・システムを選択しましょう。

このページでは、中小企業の業務改善に役立つルールやシステム、そして選ぶ時のポイントを紹介します。

中小企業の業務改善に役立つツールやシステム

名刺管理ソフト

仕事で名刺交換をすると、そのたびに名刺はどんどん増えていきます。1枚当たりのサイズは小さいものの、何十回・何百回と名刺交換を繰り返していると、意外とかさばるものです。実際に名刺で取引先を探すとなると、たくさんある名刺の中から探し出す…という手間も発生します。

名刺管理ソフトがあれば、名刺を読み込むだけでデータ化され、名刺そのものは処分してしまっても問題ありません。取引先を探すときもデータであればキーワードで検索がかけられたり、ジャンルごとに分けて管理できたりするため、スムーズです。

コミュニケーションツール

テレワーク、リモートワークなど働き方が多様化してきた時代だからこそ、コミュニケーションをこまめにとることは大切です。コミュニケーションツールにはチャット・ビデオ会議などさまざまなものがあり、用途に合わせて使い分けましょう。

いつでも気軽に連絡が取れる環境が整っていれば、業務の相談や報告がしやすく、従業員同士のコミュニケーションが増え業務効率のアップにもつながるはずです。

ペーパーレス化ツール

これまで紙で行われていた契約書、稟議に関する手続きをクラウド上で行えるツールのことです。取引先とのやり取りもシステム上でできるようになれば、今までの書類郵送にかかる業務がなくなり、スピーディーに業務が行えます。また紛失や盗難といった心配もないでしょう。

プロジェクト管理ツール

チーム単位でタスクを可視化し、共有できるツールのことです。チーム単位で管理ができるため、スケジュールの抜け漏れや遅れにすぐに気づくことができ、プロジェクトが円滑に進められるでしょう。

誰が何を担当しているのか、自分が今どの立ち位置なのかを明確にすることで、ミスも減って業務効率化が叶えられます。

業務改善ツール・システムを選ぶ際のポイント

操作性

どれだけ良い業務改善ツールやシステムを選択しても、実際に使用する人が使い方を理解できていなければ意味がありません。無駄な業務を自動化する、非効率な業務を改善するために導入するため、使いやすさはとても大切です。

使い方が難しいツールやシステムだと、マニュアルや研修が必要になり、かえって業務量が増えたり、コストがかさんだりします。また使いにくいと定着率も低下し、予算を割いて導入したのに結局使わなくなった…という失敗例も多いものです。

導入時の規模

システムやツールを導入する際、いきなり大きな予算を割いて導入するのはためらうものです。上記でもお話ししたように、せっかく導入しても結局使わなくなるというケースもあるため、まずはスモールスタートで始められるツール・システムが理想的です。最近は無料トライアル、人数単位での課金サービスが増えているため、まずは実際の使い方や利便性、サポート体制などを確かめながら、課題やリスクがないかをチェックしましょう。